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亚细亚旅行社有限公司8090旅行网会议接待流程 [复制链接]

无聊 发布于2016-11-25 19:18 103 2
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亚细亚旅行社有限公司8090旅行网会议接待流程
商务会议接待流程细节

亚细亚旅行社有限公司8090旅行网会议接待流细节

1、及时准确提供酒店、大小交通（机票、火车票）、旅游信息，针对您所需的服务项目第一时间的策划与报价。


2、如果您需要亲临现场考察，我们会有专人协助您的工作。


3、执行双方确认的协议条款，在保证您所需的服务的前提下，保护双方的合法权益


4、提供会议签到台，并有专人协助会务组分发资料，办理相关入住手续。


5、会议期间及时叫早、叫醒服务使参会代表安心休息。


6、参会代表离店前，有专人协助办理离店手续节省大家时间，同时为部分延住、晚离店代表办理相应手续。


7、会议期间，根据具体情况，适时提供会务人员部分免费房（1--2间）。


8、免费给会议重要领导住房赠送鲜花和水果。


9、协助会务组布置会场和绿化


10、如果您需要在会议答谢宴会上穿插即兴的文娱活动，我们能为您安排最好的节目与演员、乐手，提升现场气氛。


11、免费为会议提供会议提示牌、水牌和席位卡。


12、根据实际情况，提供收费/免费机场、火车站接送服务，如有参会者需提前返程，可在会堂一角设返程机票预定。


13、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一份具有当地特色的纪念品，我们会提供必要的服务及信息，并协助您采购。


14、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一次难得的旅游活动，我们会为您提供最优质的旅游行程、游览到最好景区景点、安排最佳时间段飞机航班、品尝到当地最具代表性的风味餐、最好的导游、驾驶技术一流的师傅和车况良好的旅游车辆，同时报给您一个合适公道的价格。


15、公关礼仪：
礼仪小姐（现场礼仪接待，派发资料，形象展示）
文艺演出（专业表演团，可挑选节目）
空飘（氢气球充气、升空）
花篮（大、中、小号订做）
主持人（男、女均可）
签到笔薄（专业用品）
摄影摄像（专业摄影公司、专业摄影师）


16、印刷设计：很多文字性的宣传资料，由于量大不便携带，我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。名片单色/多色的制作；意见调查表格；相关资料的打字、复印、印刷；彩旗的制作；背景牌：有材料做夹板，进口萤光纸；


17、物品运输：会议中若是需要很多相应物品和设备的，我们愿意为客户解决这些物品的运输、搬运问题。
小件展品运输：展柜，展桌，椅子，小型设备，小件货物的运送；
大件展品运输：大型器械，大件物品的运送；
远程展品运输：远距离的展品运送；
参展资料运输：宣传资料，印刷品，纪念礼品的运送；
贵重展品运输：电脑、服务器、钢琴等贵重物品的运送。


18、物品配送：
酒水食品：如会议期间会务方需要烟、饮料、矿泉水、食品等日常生活用品，我方可代购；
办公用品：代办会议期间，会务组所需的办公用品；
纪念礼品：提供礼品、旅游纪念品的咨询、选送等服务。
旅行袋：印有会议主办方指定的图案和文字的旅行袋，除能帮助参会嘉宾装载物品外，更多一份纪念意义；
笔记本：特殊纪念意义的笔记本，能让客户铭记本次活动与会议主办方；


19、翻译服务：
中英对译口译


20、订票服务：代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票；代订全国各地返程。


21、邮政速递：文件资料包含印刷品，信函、明信片、大、小件包裹的代为发送、寄出。


22、汽车租赁：专车免费全天接站；优惠价格提供会议期间用车服务。丰田面包车、依维柯、金龙中巴（大巴）、等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车，任你们选择。


23、医疗保健:如客户需要，我们可派出随团医生，保障会议期间客人的身体健康。


会议服务其它项目：
会议横幅制作与悬挂
无线话筒、有线话筒
会议指路牌的制作
幻灯机、电脑投影仪
会议嘉宾座牌
电视机、录像机
会议签名册、名录表
打字、复印资料
会议摄影服务
互联网、电子邮件和传真服务
展台布置与制作


票务预定
会议票务服务
我公司利用与铁路、航空、航运等部门长期建立的良好合作信誉关系，架构了铁路、航空、航运、高速巴士等品种齐全、服务完善便捷的票务延伸网络。目前已拥有全国联网火车售票，并与国内、国际民航联网协作的销售国内、国际特价机票。公司曾多次成功地承接了各类大型会议的现场出票服务，而且可根据每一个会议的不同组织形式与规模，为客户提供最快捷高效的票务服务。操作方法 1、告诉我们您的姓名、手机号码、票型、始发城市、目的地、单价、数量、出发时间等信息；2、我们按照您的要求，向您提供最优票价；3、您选择完毕并预付款，我们将为您预订；4、您来取票或我们送票上门。


会议商务考察安排
实际上，会展考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部分行为是真正的商务考察(为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作)。
1、真正的商务考察：此类商务考察实际上主办者已经作好安排，需要会展中介公司提供的服务只是目的地住宿餐饮预定与安排、交通工具、司乘人员及向导，可能的话需要中介公司协助解决媒介邀请及映像资料摄制。中介公司的职能大体等同于主办者的前导服务及后勤保障部门。
2、会展旅游：一般而言，会展旅游基本安排短线旅行，旅程很少离开会展举办地500公里以上，时间不会超过48小时(大多数为24小时以内)。少数旅程可能超过1000公里以上，时间可以长达一周——甚至可以跨国旅行。此时中介公司的作用就相当于旅行社，将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。


会议签到与入住安排
如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助

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